Automatisch bijhorende gegevens opzoeken in Excel: Verticaal Zoeken

Zelfs in bedrijven met prachtige databasesystemen grijpen mensen nog vaak naar Excel als er even een lijstje of rapportage moet worden gemaakt. Het Zwitserse zakmes van het Office-pakket blijft inderdaad voor menig monnikenwerkje een dankbaar stuk gereedschap, maar de meest krachtige en tijdsbesparende functies van Excel zijn voor de gemiddelde gebruiker meestal onbekend.

Daarom een uitleg van één van de functies die me door de jaren heen het meeste tijd heeft bespaart: Verticaal Zoeken (VERT.ZOEKEN).

Geen tijd of zin om het hele artikel te lezen? Download hier het Excel-bestand wat ik in deze post gebruik als voorbeeld zodat je zelf de formules kunt bekijken: Frigitips – Verticaal zoeken in Excel

Wat kun je met Verticaal Zoeken in Excel?

Simpel gezegd, tijd besparen als je werkt met een grote verzameling van gegevens, of zelfs meerdere verzamelingen waarbij sprake is van unieke gedeelde gegevens (zoals factuurnummers, of relatiecodes). Met de functie VERT.ZOEKEN kun je op basis van een bepaalde waarde (cel) in het overzicht wat je aan het maken bent automatisch bijhorende gegevens laten opzoeken die uit een ander overzicht (tabel) komen ergens anders in het Excel-bestand.

Say what?

Ok, stel dat je een werkblad hebt met daarin een overzicht van al je klanten met bijhorende gegevens. In een tweede werkblad maak je een document voor je klanten, bijvoorbeeld een orderoverzicht of factuur. Met VERT.ZOEKEN kun je in het tweede werkblad door simpelweg een relatiecode in te voeren (of te selecteren vanuit een dropdown) alle bijhorende gegevens zoals adres, postcode, plaats etc. automatisch laten opzoeken door Excel.

Hoe werkt het?

Op basis van het voorbeeld dat je automatisch klantgegevens wilt opzoeken om die in een document (zoals een factuur) te gebruiken, begin je met een lijst van je klanten met gegevens op het werkblad ‘KLANTEN’. Ik heb de lijst voor het gemak opgemaakt als een tabel, maar dit is niet nodig om de functie te gebruiken:

excel-klantenlijst

Klantenlijst op werkblad KLANTEN

Vervolgens maak je een nieuw werkblad (in hetzelfde Excel-bestand) waarin je de gegevens wilt laten opzoeken. Als voorbeeld, een simpel testdocument:

excel-testdocument

Het werkblad met testdocument waarin je de gegevens wilt opzoeken van een klant met behulp van de relatiecode

Je tikt nu in cel B6, waar je de naam van de klant wilt laten verschijnen, de formule =VERT.ZOEKEN. Als je nu op het FX-knopje klikt links naar de formulebalk boven de kolomkoppen, krijg je het volgende hulpscherm te zien. Je kunt natuurlijk ook de formule direct intikken als je er wat handiger in geworden bent.

excel-verticaal-zoekenTijd om Excel te laten weten wat je wilt bereiken. Als Zoekwaarde gebruiken we cel B3, waar we de relatiecode in gaan voeren. Deze zoekwaarde gebruikt Excel om de gewenste gegevens op te zoeken in de klantenlijst, in dit geval de Naam van de klant.

De Tabelmatrix is de tabel waarin we de relatiecode (zoekwaarde) gaan opzoeken: de tabel met de klantgegevens op het werkblad KLANTEN. Klik hiervoor in het veld ‘Tabelmatrix’ in het hulpscherm, klik vervolgens op het werkblad KLANTEN, en selecteer de tabel met klantgegevens. Je ziet dat Excel automatisch ‘Tabel1′ gebruikt omdat ik het overzicht als tabel heb opgemaakt. Als je dit niet hebt gedaan, zou hier komen te staan ‘KLANTEN!A1:E9′.

excel-verticaal-zoeken-tabelmatrix

Het Kolomindex_getal is vanuit welke kolom je de gegevens terug wilt zien in de cel. In dit geval willen we de naam zien van de klant. Dit is in de tabelmatrix waarin we aan het zoeken zijn de 2e kolom. Let op: de zoekwaarde die je wilt gebruiken moet altijd de eerste kolom zijn.

Als laatste vul je bij Benaderen simpelweg ONWAAR in. Dit betekent eigenlijk niks meer dan dat je alleen een resultaat wilt krijgen als de zoekwaarde precies overeenkomt met een waarde die Excel kan vinden.

excel-verticaal-zoeken-kolomindex

Geef aan uit welke kolom je gegevens terug wilt zien en stel benaderen in op ONWAAR

Als je op OK klikt is de functie klaar. Door nu in cel B3 een bestaande relatiecode te typen, bijvoorbeeld 104, zul je zien dat de naam van de klant automatisch verschijnt. Wijzig de relatiecode naar bijvoorbeeld 106 en je zult zien dat de naam automatisch mee verandert.

excel-verticaal-zoeken-resultaat

Door nu een (bestaande) relatiecode in te voeren in cel B3, zoekt Excel de naam van de klant automatisch op.

Nu je weet hoe je de naam van de klant kunt opzoeken met VERT.ZOEKEN, kun je eenvoudig ook de andere gegevens op laten zoeken met de functie. Hou er rekening mee dat de formule precies hetzelfde blijft, maar je alleen het getal van Kolomindex_getal hoeft te veranderen om een andere waarde terug te krijgen zoals de postcode.

excel-verticaal-zoeken-resultaat

Door de formule te kopiëren en het Kolomindex_getal te veranderen, kun je eenvoudig andere waarden opzoeken op basis van de relatiecode

Meer informatie over Verticaal Zoeken in Excel?

Microsoft geeft een officiële uitleg van de functie op deze pagina:
http://office.microsoft.com/nl-nl/excel-help/vert-zoeken-HP010069835.aspx

Te moeilijk uitgelegd door Microsoft? Op Google vindt je vele pagina’s  en video’s gemaakt door gebruikers en experts die uitgebreid uitleggen hoe de functie werkt en wat je ermee kan:
https://www.google.nl/?gws_rd=ssl#hl=nl&q=uitleg+verticaal+zoeken+excel

Persoonlijke hulp nodig?

Frigitaal geeft bij jou op locatie achter je eigen computer persoonlijke uitleg over hoe je tijd kunt besparen met bijvoorbeeld Excel. Dit doen we op basis van van wat je zelf dagelijks in de praktijk moet doen, dus je hebt er direct wat aan!

Ook kun je een vraag stellen in de Fraagbaak van Frigitaal. Je krijgt snel een persoonlijk antwoord in de vorm van een instructievideo. Zo is je probleem snel opgelost, én kun je de uitleg later nog eens terugkijken.

One Comment

Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *